De la workshop la rezultate: cum menții planul în mișcare

Un model comun construit într-un workshop de planificare își dovedește valoarea doar dacă rămâne relevant și după încheierea trimestrului. Iată cum îl poți transforma într-un plan de acțiune pe care echipa îl urmează. 

Partea a 3-a din 3 a seriei dedicate sesiunilor de planificare strategică desfășurate în afara cadrului obișnuit de lucru. Partea 1 a analizat de ce majoritatea acestor sesiuni nu produc schimbări reale, iar Partea 2 a prezentat modul în care poate fi construit workshopul propriu-zis. În această ultimă parte, ne concentrăm asupra a ceea ce se întâmplă după încheierea sesiunii.

Pe scurt

Un workshop bine construit, desfășurat conform abordării prezentate în Partea 2 a acestei serii, se încheie cu un model comun, construit efectiv de participanți. Este un progres real față de abordarea prezentată în Partea 1, în care rezultatul final este o prezentare, după care fiecare se întoarce la activitatea obișnuită. Însă, dacă modelul comun rămâne doar într-o fotografie salvată pe laptopul cuiva, problema este în esență aceeași, chiar dacă rezultatul arată mai bine.

Această parte a seriei abordează etapa pe care multe procese de planificare o omit: transformarea modelului comun în inițiative concrete, cu responsabili clar stabiliți, un ritm de monitorizare agreat înainte ca participanții să părăsească sala și o modalitate de a observa din timp când planul începe să se îndepărteze de direcția stabilită.

Un model comun construit într-un workshop devine un plan pus în practică atunci când fiecare element al său este transformat într-o inițiativă concretă, cu un responsabil desemnat, când ritmul de monitorizare este stabilit înainte de încheierea sesiunii și când echipa revine la model la fiecare întâlnire de verificare, în loc să îl consulte o singură dată și apoi să îl uite.

Idei principale

• Modelul comun rezultat în urma workshopului este ceea ce merită protejat, nu întâlnirea în care a fost construit.
• Fiecare element al modelului trebuie să aibă un responsabil clar înainte de încheierea workshopului. Altfel, există riscul ca responsabilitatea să nu fie asumată de nimeni.
• Un plan revizuit periodic permite identificarea rapidă a abaterilor. Dacă este analizat abia la sfârșitul trimestrului, poate fi deja prea târziu pentru intervenții relevante.

Diferența dintre un workshop reușit și un plan care ajunge să fie pus în practică

Poți organiza un workshop foarte bun, urmând exact etapele prezentate în Partea 2 a acestei serii, și totuși să constați că planul rezultat își pierde treptat avântul.

Workshopul îmbunătățește modul în care este construit planul. Nu rezolvă automat ceea ce se întâmplă cu acesta în următoarele douăsprezece săptămâni, când participanții revin la întâlnirile și responsabilitățile obișnuite, iar modelul comun nu mai este în fața lor.

De ce modelul comun este rezultatul valoros, nu întâlnirea în sine

Valoarea workshopului nu stă în cele două zile petrecute împreună, ci în ceea ce a produs echipa în acest timp. Dacă modelul comun este fotografiat, arhivat și nu mai este consultat niciodată, el ajunge să aibă practic aceeași funcție ca un slide de sinteză, doar că într-o formă mai elaborată.

Valoarea unui model comun depinde de măsura în care echipa continuă să revină la el după încheierea workshopului.

Chiar și un plan rezultat dintr-un workshop foarte bun riscă să se blocheze atunci când:

• nimeni nu este responsabil de transformarea modelului comun în timp alocat în calendar, bugete sau inițiative concrete;
• modelul nu mai este consultat după încheierea workshopului;
• întâlnirile de monitorizare a planului dispar treptat din calendar încă din prima lună;
• persoanele desemnate drept responsabile în timpul workshopului nu au confirmat că au disponibilitatea sau că își asumă inițiativele respective.

O fotografie a modelului comun este o modalitate de a păstra o evidență a rezultatului workshopului. Nu înseamnă însă că modelul continuă să fie folosit trei luni mai târziu.

Cum transformăm modelul într-un plan de acțiune

Transpunerea modelului în acțiuni este un proces concret, fără nimic complicat în sine. Dar trebuie făcut în mod deliberat și, ideal, înainte de încheierea workshopului, nu lăsat în responsabilitatea persoanei care va redacta ulterior e-mailul de follow-up.

Ce presupune, concret, această etapă

Fiecare element distinct al modelului comun este transformat într-o inițiativă concretă: primește un nume, o descriere clară a rezultatului așteptat, un responsabil și un interval orientativ de timp.

Dacă un element nu poate fi transformat într-o acțiune suficient de concretă pentru a putea fi asumată de cineva, acesta este de obicei un semn că modelul comun mai trebuie clarificat, nu o problemă care poate fi rezolvată ulterior prin câteva explicații în notițele workshopului.

Dacă unui element din modelul comun nu îi poți asocia o inițiativă clară, un responsabil și un termen, probabil că nu este încă suficient de bine definit pentru a putea fi pus în practică.

Pașii prin care modelul comun devine un plan de lucru

Etapele de mai jos sunt parcurse, de regulă, în ultima parte a workshopului, înainte ca participanții să plece. Astfel, responsabilitățile și ritmul de monitorizare sunt stabilite cât timp toți cei implicați sunt încă împreună.

1. Transformați elementele modelului în inițiative

45–60 de minute

Echipa analizează pe rând elementele modelului comun și stabilește inițiativa concretă pe care o reprezintă fiecare. Formularea trebuie să fie suficient de clară încât și o persoană care nu a participat la workshop să poată înțelege despre ce este vorba.

2. Desemnați responsabili pentru fiecare inițiativă

20–30 de minute

Fiecare inițiativă primește un responsabil clar, iar asumarea este confirmată în timpul workshopului, nu presupusă ulterior. Dacă o inițiativă nu are un responsabil care confirmă că o poate și vrea să o preia, acest lucru trebuie semnalat explicit, nu lăsat neclar.

3. Stabiliți ritmul de monitorizare

15 minute

Echipa stabilește un ritm concret, lunar sau trimestrial, de exemplu, pentru a reveni la modelul comun și a verifica progresul. Întâlnirile sunt introduse în calendar înainte de încheierea sesiunii, nu lăsate pentru a fi programate ulterior.

4. Documentați împreună modelul și planul

În prima săptămână după workshop

Modelul comun este fotografiat și documentat împreună cu lista inițiativelor, responsabilii și ritmul de monitorizare. Astfel, toate aceste elemente rămân într-un singur document de referință, în loc să existe separat într-o fotografie și într-un spreadsheet care, în timp, pot ajunge să reflecte lucruri diferite.

5. Reveniți la model la fiecare întâlnire de monitorizare

Permanent, conform ritmului stabilit

La fiecare întâlnire, echipa revine la modelul comun propriu-zis, nu doar la un tabel cu statusuri. Întrebarea este dacă planul continuă să reflecte ceea ce echipa a stabilit împreună și unde au început să apară abateri.

O întâlnire trimestrială în care echipa revine la modelul construit împreună permite identificarea mai rapidă a abaterilor decât o actualizare de status făcută din memorie.

Cum menținem planul activ pe parcursul trimestrului

Perioada în care planul este cel mai expus riscului nu este workshopul și nici săptămâna imediat următoare. Sunt, mai degrabă, săptămânile patru până la zece, când energia generată de workshop începe să scadă, iar echipa revine la ritmul obișnuit de lucru.

Un plan care urmează să se blocheze oferă, de regulă, semnale înainte ca cineva să recunoască explicit problema. Menținerea ritmului este, în cele din urmă, atât o responsabilitate de leadership, cât și una de proces. Planul tinde să își piardă cel mai repede relevanța atunci când liderii încetează să îl mai aducă în conversațiile echipei.

Semne că planul începe să își piardă ritmul

• Unul dintre responsabili nu mai oferă informații despre inițiativa sa, iar nimeni nu revine direct către el.
• Modelul comun nu a mai fost adus în discuțiile echipei de câteva săptămâni.
• Întâlnirile de monitorizare s-au transformat treptat în simple actualizări de status, în locul unor analize sincere ale progresului în raport cu modelul.
• Noi priorități încep să consume timp și resurse, fără ca echipa să decidă explicit ce inițiative din modelul comun trebuie deprioritizate.

Dacă apar astfel de semnale, unele echipe aleg să lucreze prin sesiuni de coaching folosind metoda LEGO® SERIOUS PLAY® cu responsabilii inițiativelor respective, în loc să reia de la zero întregul proces de planificare.