7 ingrediente pentru comunicare. De la gestionarea stresului la limitarea nevoii de control

Am fost fascinat de comunicare dintotdeauna. Fie ca era comunicarea scrisa, prin analizarea unui articol dintr-un ziar sau a modului in care un autor a scris o carte, mereu am tintit simplificarea comunicarii. Cand eram mic, perioada de lansare a televiziunii prin cablu a adus si reclamele pe care le urmaream pentru ca, din nou, eram fascinat de modul in care printr-o rima, cantec sau mesaj clar, in 30 de secunde puteai intelege ce fel de produs era si eventualele beneficii. Sa adaugi un alt nivel peste comunicare si anume acela al comportamentului, te duce la analize si mai interesante. Cumva cu timpul insa ne obisnuim intr-un anumit mod de comunicare care se potriveste grupului nostru social.

Cand comunicarea functioneaza, atunci apar si rezultatele: mesajul este transmis, ai feedback ca persoana cealalta a inteles ce ai spus, se dezvolta o relatie si apoi pe parcurs comunicarea se imbunatateste. Intelegem pas cu pas cum putem sa comunicam si ne adaptam astfel stilul. De altfel, comunicarea nu mai devine in sine un lucru la care trebuie sa lucrezi, este ceva ce te acompaniaza in obtinerea rezultatelor.

Atunci cand comunicarea nu mai functioneaza, evident, nu mai apar rezultatele, intervine stresul, o nevoie mai ridicata de control al situatiei si mai mult posibile conflicte.

The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.- George Bernard Shaw

Acest articol vine cu cateva idei reflectate si sumarizate pe parcursul a multor ani de reflectare asupra comunicarii si comportamentului, al productivitatii dar si din experienta de lucru in predare si training. Este modul meu prin care te invit sa reflectezi la 2 intrebari:

– care este stilul tau de comunicare in prezent si cat de mult te faci inteles?

– ce-ai vrea sa schimbi in comunicare pentru a ajunge la rezultate mai bune si stres mai redus?

Am grupat cele 7 ingrediente in 2 parti:

A. Ingredientele esentiale

1. Simplitatea mesajului

De curand mi s-a recomandat sa fac repaus vocal. Se pare ca utilizarea excesiva a vocii in cadrul cursurilor m-a dus la nevoia de a face exercitii speciale. Ceea ce am descoperit in acest scurt repaus vocal a mai adus un plus la intelegerea mai buna a comunicarii eficiente. Fiind nevoit sa comunic doar esentialul, implicit avand un fel de “pedala de frana” de fiecare data cand voiam sa comunic ceva, mi-am dat seama ca un mesaj cu mai putine cuvinte devine implicit mai clar. Simplitatea comunicarii vine si din a renunta la a transmite anumite mesaje ce nu sunt relevante, utile sau care posibil sa nu ne fie de folos. Ma refer aici la nevoia “urgenta” a unor posibili prieteni de a ne convinge de propriile idei, de a ne transmite propriile opinii sau de a demonstra diferite lucruri. Dintr-o data mesajul nu mai este simplu, ci este un zgomot de mesaje care mai decare menite doar sa ofere transmitatorului “control” mai mult fata de cel cu care are o asa-zisa discutie.

2. Tonul mesajului

Cand vine vorba de tonul mesajului, lucrurile devin sesizabile in extreme. Fie la acel ton agresiv, rapid si infuriat de a comunica ceva. Fie la acel ton calm, relaxat dar care poate nu este in contextul situatiei. Problema apare atunci cand tonul mesajului devine o obisnuinta si vezi un ton ridicat si agresiv intr-un moment complet iesit dintr-un context, ba mai mult fara ca cel care transmite mesajul sa fie nervos sau stresat. Apropo de ton, vocea ridicata devine si ea parte din tonul cu care se comunica. Mi s-a reprosat de foarte multe ori ca vorbesc tare. Anii de experienta in amfiteatrele universitatii unde sunt lector universitar si-au spus cuvantul. Implicit, tonul ridicat intr-un context nepotrivit poate sa fie nu doar deranjant dar poate sa conduca si la un mesaj total diferit de dorinta initiala. Un ton ridicat poate sa insemne tot agresivitate sau faptul ca nu esti de acord cu o idee. Si uite cum, o simpla intrebare sau un simplu raspuns devine parte dintr-un mesaj distorsionat transmis gresit.

3. Momentul ales

Aici cu totii avem de lucrat. Momentul ales este mereu vazut ca cel util pentru noi. Insa, pentru ca mesajul sa ajunga la receptor, e nevoie ca momentul ales sa fie potrivit pentru cel ce primeste mesajul. Degeaba alegem un moment potrivit pentru noi daca nu este si pentru colegul pe care vrem sa-l intrebam despre evolutia unui proiect, sau pentru membrul echipei pe care o conducem cand vrem sa-i dam feedbacl. Asadar, un simplu sfat poate fi: verifica daca este un moment potrivit pentru celalalt, chiar daca este foarte potrivit pentru tine. Daca ti s-a intamplat sa te sune cineva si sa-ti ceara ceva la care nu poti sa-i raspunzi in acel moment, atunci intelegi ce vreau sa-ti spun.

4. Intentia buna

De multe ori, in cursurile de comunicare, managerii sau profesionistii ce vor sa-si dezvolte abilitatile de comunicare aduc in discutie situatii in care comunicare nu a functionat. De foarte multe ori insa, cursul de comunicare se duce usor spre un curs de management de conflict, prin situatiile prezentate de participanti. Mai exact, degeaba iti imbunatatesti tu modul de comunicare, daca receptorul are o intentie nu tocmai buna. Poti invata foarte multe modele de comunicare, tehnici de feedback sau moduri de a transmite mesajul, s-ar putea ca in final comunicarea sa se rezume fie la lipsa comunicarii, fie la limitarea la acele lucruri necesare pentru relatia profesionala pe care o aveti. Daca intentia buna lipseste, atunci rezultatul va fi previzibil, iar abilitatile de comunicare se transforma in abilitati de gestionare a stresului, a conflictului sau a modului de comunicare cu persoanele dificile.

Orice comunicare eficienta are nevoie de cel putin doua parti pentru a se concretiza.

B. Ingredientele exceptionale

5. Ascultare si feedback la mesajul transmis deja

Ce fel de comunicare exista intre doua persoane in care una dintre ele mereu vorbeste si nu asculta, si cealalta mereu asculta? Exact. Niciuna. Prima persoana va avea mereu ceva in plus de spus, de raspuns sau de argumentat in timp ce cealalta persoana fie va renunta in a mai spune ceva (fiind intrerupta de elanul primei persoane de a mai spune inca ceva), fie isi va creste nivelul de frustrare cu privire la modul in care comunica. Daca vrei sa-ti dezvolti abilitatile de comunicare, culmea e ca ajungi sa faci mai putin (vorbind mai putin si ascultand mai mult).

Daca ai ceva de transmis celeilalte persoane, nu uita insa ca poate si reciproca este valabila. Cealalta persoana va avea nevoie la randul ei sa poata exprima anumite lucruri. Cum crezi ca se va simti daca dupa ce iti asculta problemele 30 de minute la telefon si vrei in sfarsit sa-i spui si tu ce mai faci, iti zice “ma bucur ca am discutat, hai ca te las ca am ceva treaba”.

Tot aici intra si ascultarea din feedbackul venit dupa ce ai transmis un mesaj. Ascultarea te va face sa intelegi daca ceea ce ai transmis a ajuns la cealalta persoana asa cum iti doreai sau persoana cealalta a inteles cu totul diferit. Fie ca este printr-un gest sau pur si simplu in cuvinte, feedback-ul acesta este important pentru a inchide cu bine mesajul transmis.

6. Empatie

Intregul mod de comunicare se va schimba in bine atunci cand introduci inca un ingredient: empatia. A-l intelege pe celalalt, chiar si fara sa fii de acord cu el, devine parte din modul de functionare ce imbunatateste comunicarea. Prin empatie iti dai seama daca e un moment potrivit sa-i spui parerea ta, daca e chiar cazul sa-i spui propria opinie sau daca are nevoie acum de mai mult ascultare. E posibil ca prin mai multa empatie sa iesi din zona de nevoie de control care te face sa trasmiti mesajul cu orice pret, si sa-l lasi pe mai tarziu, asteptand poate 1 ora, poate 1 zi, poate chiar mai mult.

7. Constientizarea imaginii de ansamblu

In final, cum comunici? Cu “ochii pe minge” cu dorinta de a inscrie cu orice pret? Sau ca un spectator care vede “stadionul” imaginii de ansamblu. Atunci cand constientizezi imaginea de ansamblu vezi comunicarea ca un mijloc de a obtine rezultate si a te simti bine pe parcurs, versus o sursa generatoare de stres, conflicte sau un mod de crestere a ego-ului. Atunci cand vezi imaginea de ansamblu stii cand trebuie sa faci un pas in spate in comunicare si sa-l asculti mai mult pe cel din fata ta, sau cand sa transmiti un mesaj astfel incat sa fie usor de inteles, si fara sa declanseze un posibil conflict.

La prima vedere, comunicarea pare simpla, cu totii putem spune ca suntem buni in comunicare, dar daca sapi putin mai adanc in orice problema, conflict sau situatie stresanta de la nivel personal sau profesional, posibil sa ajungi la concluzia ca ceea ce trebuie imbunatatit este chiar comunicarea. Si ea te-ar putea duce la o reteta proprie prin care comunicarea eficienta: reduce stresul, iti creste productivitatea, contribuie la relatii interpersonale de calitate, si de ce nu te duce la rezultatele dorite si la banii necesari obiectivelor tale.

Iti doresc comunicare simpla si cu rezultate!

 

Un articol de Costin Ciora.

Daca doresti mai multe detalii despre cursul Effective Communication - on multiple channels sau vrei sa te inscrii, suna-ne la 0726 874 000 sau trimite-ne un mesaj. Consulta aici calendarul cursurilor deschise.