4 intrebari cheie in pregatirea unei prezentari

In excelenta sa carte "Writing without Bullshit", analistul Josh Bernoff ne ofera un set de 4 intrebari la care sa raspundem inainte de a scrie orice comunicare de business - un e-mail, un referat, un articol, un press release - pentru a ne asigura ca nu o scriem degeaba, adica fara sa obtinem vreun rezultat cu ea.

Aceste intrebari sunt un excelent ghid si pentru prezentarile pe care le sustinem, motiv pentru care ti le prezint mai jos, cu invitatia de a-ti contura niste raspunsuri cat mai precise inainte de a te ridica sa sustii o prezentare si chiar inainte sa te atingi de vreun slide.

 

  1. Cine este audienta?

Raspunsul simplu este, desigur, sa-i enumeram mental pe cei care vor fi in sala si apoi sa construim prezentarea exact pentru ei. Adica, de exemplu, sa includem nivelul potrivit de detaliu - poate altul decat mi-ar placea mie sa mi se prezinte - si sa gandim beneficiile pentru ei, nu unele generale.

Invitatia lui Josh, pe care o confirm cu placere din experienta sesiunilor de public speaking coaching cu clientii nostri, este de a merge mult dincolo de o carte de vizita, de exemplu:

 

  • prezint un proiect de-al meu catre echipa de conducere a companiei si, teoretic, ei vor lua decizia impreuna. M-as bucura sa se aprobe proiectul. Dar daca stiu ca CEO-ul este nou si CFO-ul este adevaratul influencer al echipei, hai sa ma asigur ca, nelasand pe nimeni pe dinafara, voi calibra prezentarea in special, dar discret, pentru CFO;
  • vorbesc echipei de vanzari despre planurile pe noul an. Teoretic mood-ul este foarte bun pentru ca pe anul trecut target-ele au fost atinse si oamenii si-au luat bonusurile. Dar daca pun un pic lupa si ma uit dincolo de aparente, constat ca target-ele au fost atinse cu mult efort din partea tuturor iar oamenii acum se simt obositi, sunt speriati ca noile tinte vor fi si mai mari si sunt neincrezatori ca ar putea macar repeta performanta de anul trecut. Asa ca decat sa croiesc prezentarea pe tonul "bravo, you're wonderful, let's aim for the moon" si sa le pun un segment din filmul Gladiator, mai bine as arata un pic de empatie si as pune accentul nu atat pe tinte cat pe sprijinul si resursele suplimentare pe care le avem deja pregatite pentru ei;
  • un autor american de carti de dezvoltare personala care avea o emisiune saptamanala la radio spunea ca audienta lui sunt de fapt cei doi copii adolescenti ai sai, carora cand le spune acasa ce sa faca, nu se intampla nimic. Dar cand ei il aud vorbind la radio despre aceleasi lucruri, acestea capata o greutate mult mai mare in mintea lor si ei le aplica. Observa te rog distanta imensa intre statistica rece "ascultatori de 18-50 de ani, in mediul urban, in masini, in trafic dimineata" si "cei doi copii de care vreau sa se aleaga ceva in viata".

 

  1. In ce fel vreau sa se schimbe?

Daca este sa ne gandim serios la motivele pentru care comunicam, constatam ca de fiecare data  cand o facem, de fapt vrem ceva de la altii. Vrem sa semneze proiectul nostru, sa ne aduca un pahar cu apa, sa nu dea cu masina peste taburetul din spate, sa ne placa mai mult, sa se calmeze, sa faca un raport mai bun, sa ne lase in pace si tot asa.

Daca atunci cand spunem un sec "buna dimineata" poate nu vrem de la ceilalti mai mult decat un mesaj pozitiv reciproc si sa le facem ziua macar un pic mai buna, in schimb cand sustinem o prezentare chiar nu are niciun rost sa ne ridicam si sa vorbim daca nu stim ce vrem de la cei care s-ar putea sa ne asculte.

Obiectivele prezentarilor in business par sa fie de multe ori doar atat, sa prezentam ceva, mai ales daca este sa judecam dupa cat de plicticoase sunt majoritatea dintre ele, dar in realitate acolo exista o nevoie, pentru care oamenii se strang si asculta si pentru care cineva se pregateste si vorbeste. Intrebarea a doua ne cere sa dam o forma precisa nevoii respective.

 

Uite cateva raspunsuri posibile pentru aceasta intrebare:

 

  • vreau sa priveasca acest proiect cu ochi mai buni, nu ca pe inca o gaura neagra care absoarbe tot mai multe resurse - cum li se poate parea pana acum, auzind despre el doar pe sarite cate ceva - ci ca pe o sursa de venituri viitoare pentru companie, una care poate compensa pe deplin in urmatorii ani scaderile din categoriile x si y;
  • acum cand oamenii sunt satui de cate schimbari tot facem de ani de zile, de cat de multi manageri au tot zis ca schimbarea este necesara si ca dupa ce o facem ne va fi mai usor, as vrea nu sa-i conving din prima ca acest nou proiect chiar este necesar. As fi multumit daca i-ar da o sansa, daca nu ar fi cu ochii in telefoane in timp ce le vorbesc si daca ar vedea ca noi ca organizatie am invatat din greseli si ca eu nu vin cu tromboneli in fata lor. Mai mult, as vrea sa inteleaga ca schimbarile nu mai sunt ceva ce facem din cand in cand ci o caracteristica importanta a activitatilor noastre cotidiene.

Uite cum poti reformula intrebarea: daca ai avea o bagheta magica si ai putea schimba cu ea modul in care participantii tai gandesc, cum ai vrea sa gandeasca? Asta e tinta inspre care sa indrepti pregatirea prezentarii: ce trebuie sa spui, ce informatii trebuie sa arati, ce istorioare trebuie sa povestesti, de cat timp ai nevoie, in asa fel incat sa generezi mindset-ul respectiv?

 

  1. Ce vreau sa faca imediat dupa prezentare?

Aceasta este continuarea fireasca a intrebarii 2 si ne duce spre ceva foarte, foarte concret: care anume este actiunea imediata si vizibila pe care o doresti de la participanti? Daca la intrebarea de mai devreme prezentatorii gasesc relativ usor un prim raspuns, pe care-l mai slefuiesc un pic dupa aceea, aceasta a treia intrebare cere de obicei un timp de gandire mai mare. Unii stau ca un copil intr-un candy store cand i se spune sa guste din desertul favorit si isi tot roteste privirea pentru ca pe toate le-ar pune la categoria "favorit" daca ar putea.

Deci daca ar fi ca oamenii respectivi sa se ridice dupa prezentarea ta si sa faca exact ce vrei tu - in limite rezonabile, desigur - ce anume ai vrea sa faca? Sa semneze alocarea unui buget, sa te puna in cc la orice comunicare de interes pentru echipa ta, sa ti-l dea pe cutare in echipa sau sa mai angajeze doi oameni, ce anume? Stabileste acum la inceput ce-ai dori sa faca ei la finalul prezentarii tale.

 

  1. Ce vreau sa creada despre mine?

Asta este o intrebare laterala, nu tine de firul rosu al prezentarii, fir dat de intrebarile 2 si 3 si pornit de la intrebarea 1. Dar este totusi o intrebare foarte importanta si motivul pentru care este importanta este pentru ca de fiecare data cand prezinti iti construiesti sau iti stirbesti reputatia, sau brand-ul personal.

Oamenii iau decizii si isi aleg comportamentul in functie de perceptia pe care o au despre ceilalti. Ei nu te vad cum esti tu de fapt, ei vad doar ceea ce faci iar atunci cand prezinti esti... well, foarte vizibil. Daca ai greseli pe slide-uri, daca te enervezi ca nu se leaga cum trebuie proiectorul la laptop, daca pari scufundat in lumea ta si prea putin preocupat de audienta, daca dai semne ca nu-ti prea pasa, toate astea se aduna la alte comportamente pe care le mai vad ei la tine in afara prezentarii si contureaza un brand personal mai de incredere sau nu, de un fel sau altul.

Cand pregatesti o prezentare, ai oportunitatea sa decizi si cum vrei sa fii vazut. Raspunsurile posibile sunt mai multe si niciunul nu este singurul corect. Poti sa dai de inteles ca tu esti o resursa valoroasa pentru companie, cineva foarte informat si bine pregatit, la care se poate apela oricand. Adica un mix de "specialist" + "prietenos". Sunt unii care isi doresc sa fie perceputi ca "specialist", dar nu si ca "prietenos", adica nu se vad tot timpul intrerupti de toata lumea pentru orice. Isi doresc proiectarea unei imagini de specialist de ultima instanta, la care vii doar cand treaba e complicata rau si ceilalti n-au putut-o rezolva. Daca vrei, poti cauta un atribut inspre optimism, cineva care e mereu cu zambetul pe buze si da de inteles ca totul va fi bine, sau inspre tiparul de om rational care ii aduce pe ceilalti cu picioarele pe pamant, prin facts and figures, pe toti saltaretii care vor sa vanda dublu in acest an si care se indreapta spre costuri mari certe si venituri mari incerte.

Desigur ca strici orice intentie de brand daca la prezentarea de azi esti intr-un fel dupa ce saptamana trecuta ai fost cu totul altfel. Deci intrebarea 4 este singura al carei raspuns nu variaza foarte mult de la o prezentare la cealalta. Stabileste ce fel de profesionist vrei sa fii si asigura-te ca fiecare prezentare este o noua caramida in (si nu aruncata inspre) constructia respectiva.

In final, permite-mi te rog sa subliniez ceea ce stim deja, anume ca pregatirea unei prezentari inseamna mult mai mult decat juxtapunerea unor slide-uri din trei fisiere intr-un al patrulea. In multe cazuri, prezentarea este sortita esecului sau mediocritatii cu mult inainte sa inceapa. Foloseste-te deci de aceste patru intrebari pentru a-ti defini foarte clar tinta si pentru a livra o prezentare memorabila si de impact.

 

Un articol scris de Octavian Pantis.

Va invitam sa consultati calendarul actualizat al cursurilor, unde puteti accesa informatii suplimentare despre cele aproximativ 18 tematici disponibile in portofoliul nostru. 

Daca doresti mai multe detalii despre cursurile Business Presentations, Public Speaking. Advanced, Train The Trainers sau vrei sa te inscrii, suna-ne la 021 319 77 10 sau trimite-ne un mesaj.