Task Blender? Reanalizeaza-ti prioritatile

E dimineata si ai deschis laptopul. Probabil ai inceput de mult ziua si ti-ai dus copiii la gradinita sau la scoala in drumul tau spre birou. Sau poate lucrezi de acasa. In oricare dintre situatii, azi se anunta o zi plina. Ai cateva ingrediente in fata ta: calendarul plin de meeting-uri online si o lista de sarcini adaugate de zilele trecute. Toate au urgenta ridicata. In plus, ai emailuri noi pe langa cele nedeschise de ieri. Cateva sarcini personale te asteapta sa le rezolvi dupa program.
Asadar, ai mixul perfect pentru o zi aglomerata. Pare ca ai mixat cumva sarcinile ca un blender?

Ce este un “task blender”? Este un mod de lucru prin care integrezi in activitatea ta sarcini diferite si activitati diferite care duc in final la prea multa fragmentare a activitatii. Daca intr-un blender adaugi fructele potrivite si in cantitatile potrivite, rezultatul va fi un smoothie grozav. Daca, de exemplu adaugi prea multa lamaie, posibil ca rezultatul sa nu-ti fie pe plac.

In fiecare zi adaugam multe activitati diferite in “task blenderul” nostru. Multe dintre ele sunt nealiniate cu obiectivele noastre. Alteori, adaugam acele sarcini ce par mai confortabile pe moment: emailuri, activitati urgente dar neimportante si sedinte, multe sedinte.

Iti propun cativa pasi pentru a-ti transforma ziua intr-una si mai productiva. Scopul final este sa ajungi la rezultate mai bune dar si la mai mult timp liber, limitand influenta “task blenderului” tau:

1.Analizeaza-ti task-urile din ultima luna

Creeaza cateva categorii precum “Meeting-uri”, “Emailuri”, “Task-uri aliniate obiectivelor” precum si “Task-uri primite/Neprevazute”. Categoriile pe care le generezi ar trebui sa te faca sa intelegi unde ti-ai petrecut timpul in ultima luna. Care este mixul actual dintr-o zi? Cate procente pentru “meeting-uri” sau “emailuri”? Petrece mai mult timp pe acele categorii de sarcini relevante pentru obiectivele tale, pentru a ajunge si la concentrarea ridicata.
Pentru acest pas, poti seta de exemplu culori diferite ale categoriilor in calendar.


2.Seteaza-ti care sunt categoriile de sarcini relevante pentru tine
Care este categoria de sarcini de care ar trebui sa te ocupi? Care este responsabilitatea ta principala? Asigura-te ca petreci majoritatea timpului in aceasta categorie de activitati. Care este procentajul celorlalte categorii?


3.Creeaza-ti mixul potrivit
Cum ar arata un mix potrivit pentru tine? Sarcini principale? Cat timp maxim ai putea acorda emailului? Lipsa unor referinte te-ar putea determina sa mergi catre acele lucruri la indemana. De exemplu, sa verifici emailul. Verificarea emailului nu te scapa de realizarea sarcinilor principale (exemplu: raportul pe care l-ai tot amanat sau noua strategie de implicare pe care n-ai reusit sa o discuti cu echipa). De indata ce ai mixul setat, reverifica-ti agenda si blocheaza-ti in calendar spatiul pentru acele activitati.
Cu siguranta, vor fi zile in care nu te vei putea tine de mixul setat, dar la fel de bine vor exista multe alte zile in care referinta setata va fi ghidul necesar pentru a ajunge la rezultate si concentrare maxima.

 

Un articol scris de Costin Ciora.

Daca doresti mai multe detalii despre cursul Productivity at Work - Wherever Work Is sau vrei sa te inscrii, suna-ne la 0726 847 000 sau trimite-ne un mesaj. Consulta aici calendarul cursurilor deschise.