Cum ne setam obiectivele perioada aceasta? Cat de mult tine doar de noi sau de contextul pandemiei cu care ne confruntam? Nu vi s-a intamplat perioada aceasta sa va propuneti o lista de activati, iar pe parcursul zilei sa constati ca – lucrurile se indreapta intr-o alta directie?
Cum ne crestem motivatia interioara? Simplu, in teorie: cautam ingredientele necesare pentru realizarea procesului de incredere ca ceea ce facem va aduce un plus de valoare atat pentru noi cat si pentru colectivul din care facem parte. Schimbarea nu este un proces nici simplu, nici comod. Dar care este reteta succesului atunci cand vorbim de performanta, rezultate si calitate, azi, acum? Cum ne adaptam la acest mod de lucru virtual?
Lidia Chiraches, care are o experienta de peste 5 ani in coordonarea virtuala a echipelor internationale intr-una dintre cele mai mari companii multinationale ale lumii, impartaseste cu noi cativa din pasii pe care i-a parcurs in a functiona in acest mediu virtual.
Cea mai mare provocare o reprezinta increderea. Construirea increderii ia timp si energie pe care trebuie sa o investesti in cunoastrea echipei, setarea de roluri si responasbilitati cat si intr-un nou mod de lucru adaptat.
Referitor la acest nou mod de lucru virtual sunt cateva aspecte care trebuie avute in vedere:
1. Asigurarea unor echipamente si sisteme de operare performante poate face diferenta in modul in care echipele opereaza in mediul virtual.
O intalnire virtuala in care oamenii sunt distrasi de problemele tehnice poate insemna timp pierdut si frustrari. In schimb, un sistem de operare optim are capacitatea de a “reduce distanta” dintre oameni, facilitand o comunicare eficienta intre acestia.
2. Setarea de roluri, obiective, responsabilitati si termene limita clare.
Acestea devin si mai importante atunci cand lucram in mediul virtual intrucat reprezinta fundatia increderii pe care partile trebuie sa o construiasca si sa o valideze constant.
3. Setarea unor intalniri recurente
A. Intalniri saptamanale 1to1 cu membrii echipei. Pe langa timpul acordat statusului proiectelor este important sa acordam cel putin 15 minute in care subordonatul sa abordeze orice subiect (relatiile dintre colegi, plan de dezvoltare sau orice alta problema aparuta in acea saptamana pentru care are nevoie de indrumare)
B. Intalniri de 2 ori pe luna cu intreaga echipa in care pe langa discutia despre proiecte cross-functional sa avem posibilitatea de a crea sentimentul de apartenenta la echipa extinsa. In cadrul acestei intalniri este foarte important sa alocam timp pentru discutii libere in care sa creem contexul unor conexiunil la nivel personal (mai profund) intre membrii echipei.
4. Prioritizarea conferintelor video (in favoarea celor audio)
Aceasta recomandare vine in contextul in care in comunicare folosim atat limbajul verbal cat si pe cel non-verbal care ne poate aduce informatii aditionale referitoare la reactiile partenerului de discutie. De asemenea, trebuie avut in vedere ca atunci cand nu avem contact vizual cu interlocutorii este foarte usor sa fim distrasi avand tendinta de a face si alte lucruri in paralel (citirea mailurilor sau rezolvarea altor sarcini). Se ajunge astfel, la situatii in care oamenii sunt in conferinte audio insa particiaprea activa este foarte redusa.
Avand in vedere toate acestea, conferintele video s-au dovedit eficiente, avand avantaje clare, contribuind la formalizarea discutiei si realizarea unei conexiunii mai stranse intre participanti.
5. Crearea de foldere plasate pe diverse platforme cu acces pentru membrii echipei:
A. Calendar comun care sa contina informatii referitoare la concedii si intalniri importante
B. Fisiere de interes comun (financiar, marketing, sales, etc) cu “naming convention” pentru a usura navigarea
6. Responsabilizarea membrilor echipei pentru a contribui la imbunatatirea modului de lucru virtual
La instaurarea unui nou mod de lucru pot exista cazuri in care membrii echipei sa opuna rezistanta. In acest caz recomand implicarea acestora in gasirea unor solutii pentru imbunatatirea modului de lucru virtual.
7. Celebrarea succesului si a eforturilor depuse Orice victorie/eveniment special (professional/personal) trebuie in continuare sarbatorit.
Aceste momente ajuta la conectarea emotionala a membrilor echipei si acest lucru se dovedeste extrem de important pentru cladirea unei echipe puternice pe termen lung.
8. Reunirea in format “face to face”.
Lucrul in mediul virtual este unul cu multe provocari si de aceea este important ca la intervale regulate de timp echipele sa se reuneasca pentru a pune sau a construi in continuare bazele unei colaborari puternice cu accent pe incredere reciproca.
La final va invitam sa urmariti un video care dovedeste ca lucrul in mediul virtual poate fi o provocare dar si o oportunitate care poate deschide noi perspective de a lucra unii cu ceilalti:
Un articol scris de Andreea Udrea-Radulescu - Qualians si Lidia Chiraches - Intenational Marketing Manager.
